Ett tips är att bredda gruppen som planerar mötet så att flera olika roller är med och tar ansvar. Även om en enhet på t.ex. länsstyrelsen tar initiativet, kan personer från olika enheter och handläggare på kommun gemensamt planera och hålla i mötet.

En bra början är att fundera över den så kallade involveringstrappan och vad som är rimligt och önskvärt för just ert möte? Det handlar på ett sätt att se vems kunskaper och idéer som ska, bör, vara i fokus: mötesledarnas eller deltagarnas? Ju mer involvering och delaktighet, desto mer behov för mötesledarna att göra gemensamma förberedelser och att vara överens om syfte, roller och hur mötet ska tas emot.

Involveringstrappan

Involveringstrappan_webbAtt tänka på – checklista

A. Forma grunden för givande möte. Vad ska mötet leda till? Sätt rimliga mål utifrån att mötet har ett klart syfte. Vilken involveringsnivå, det vill säga hur mycket ska deltagarna själva bidra med?

B. Planera. Identifiera de målgrupper som bör vara med för att skapa en givande dialog i samklang med syftet. Vilka inspel kan inspirera till utbyte och diskussioner (t.ex. avsnitt ur ett webbseminarium)? Konstruerade praktikfallsövningar och/eller regionala exempel? Säkra goda förutsättningar som lokal, ljud m.m. Formulera en inbjudan med tydlig beskrivning om syftet, ämnen och hur deltagarna eventuellt kan förbereda sig (t.ex. ta med frågor, egna ärenden eller liknande).

C. Design av mötet. Tydligt körschema som processas av alla som medverkar i att hålla i mötet. Luft i programmet och respekt för pauser brukar hjälpa till. En inledning som skapar öppenhet, nyfikenhet, engagemang. Säkra att alla kommer till tals, bädda för samtal och erfarenhetsutbyte.

D. Genomföra och leda mötet. Som så kallad facilitator behöver du inte var den som är specialist. Bjud in till diskussion om de frågor som kommer upp. Vissa frågor kan mötesledarna be att få undersöka och besvara senare, andra frågor behöver parkeras om de inte leder mötet framåt. Använd materialet för erfarenhetsutbyte. Viktigt att du/ni gillar att leda möten och förbereder övningar som öppnar upp och skapar involvering. Lagom utmaning skapar engagemang.

E. Följa upp. Återkoppla till deltagarna. Nästa steg? Skapa nätverk. Planera gärna för detta redan under punkt B.